【実務担当者向け】支援実施状況報告書の「書き方」徹底解説！
2026年度からの新運用では、1年分の支援をまとめて記載するため、要点をいかに簡潔に、かつ正確に記入するかが重要です。
担当者の方が「これを見れば書ける！」と思えるよう、特につまずきやすい項目に絞った具体的な記載ポイントと、最新の記載例PDFリンクを整理しました。
1. 特に間違えやすい項目の記載ルール
① 定期面談の実施状況（ここが最重要！）
「年1回報告」になっても、面談は3ヶ月に1回以上行っている必要があります。
- 書き方： 「◯月◯日、◯月◯日、◯月◯日、◯月◯日に実施」と、すべての実施日を明記します。
- 注意点： 実施しなかった期間がある場合、その理由と「いつリカバリーしたか」を必ず備考欄に書く必要があります。
② 相談・苦情への対応
何もトラブルがなかった場合でも「特になし」だけで終わらせず、状況を記載します。
- 記載例： 「私生活上の悩み（賃貸契約の更新等）について相談を受け、不動産会社への連絡に同行し解決した。」
③ 法正手続の補助
ビザの更新（在留期間更新）などの手続きをサポートしたかを記載します。
- 記載例： 「◯年◯月、在留期間更新許可申請の書類作成補助および入管への取次を実施。◯月◯日付で許可。」
2. 公式記載例・マニュアル（PDF直リンク）
入管庁が公開している最新の記載例です。これらをサイトに貼っておくとユーザーの利便性が一気に高まります。
- 【PDF】支援実施状況報告書（第5-4号）の記載例
- どの欄に何を書くべきか、赤字の注釈付きで解説されています。
- 【PDF】特定技能所属機関による届出書（第4-3号）の記載例
- 受入企業側が提出する書類のサンプルです。
3. サイト掲載用：これだけは守るべき「3つの鉄則」
自社サイトに「チェックリスト」として掲載すると喜ばれる内容です。
1. 嘘を書かない（虚偽記載の厳禁）
面談を忘れていたのに「やった」と書くのは、登録取消に直結する最も危険な行為です。忘れた場合は正直に理由を書き、改善策を示すのが正解です。
2. 記録を溜めない
1年分をまとめて書くのは大変です。3ヶ月ごとの面談が終わるたびに、下書きのWordファイルを更新しておくことを強く推奨します。
3. 報酬のズレに注意
「受入れ状況報告（第4-3号）」に記載する賃金額と、源泉徴収票や賃金台帳の数字が1円でもズレていると、入管から修正指示が入る可能性が高いです。
4. 提出前のセルフチェック表
| 確認項目 | チェック |
| 全ての特定技能外国人の面談日（年4回以上）が網羅されているか | □ |
| 登録支援機関の番号や代表者氏名は最新のものか | □ |
| 支援を「委託」している場合、委託契約の内容と矛盾がないか | □ |
| 社会保険の加入状況に未納や遅延はないか | □ |
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