AI翻訳の前に整える「やさしい日本語」と職場の用語集を詳しく解説

結論：AIに渡す前に、意味を確定した原文と用語集を用意する

外国人社員への説明をAIで翻訳する前に、日本語の原文をわかりやすくし、繰り返し使う言葉を用語集にまとめましょう。短くすればよいのではなく、日時、条件、禁止、例外など、相手の行動に必要な意味を残すことが基本です。社内だけの呼び方をAIが正しく理解しているとは限りません。

今回は、原文の書き換えと用語集の作り方に絞ります。以下の手順や依頼文はGRITMANからの運用提案であり、特定のAI製品の機能紹介ではありません。用語集を渡した場合も、出力への反映や正確さは人が確認します。

文化庁は、外国人への情報提供において、翻訳・通訳に加えてやさしい日本語を活用する考え方を示しています。外国語を使わなくてよいという一律の判断ではなく、情報を届ける方法を増やすための選択肢です。出典3

社員の日本語力や専門知識は一人ひとり異なります。経験のある技術者に、知っている専門用語まで不自然に言い換える必要はありません。本人が使いやすい表現を聞き、丁寧さと対等さを保ちます。わからないことを言い出せる関係も、文章と同じくらい大切にしましょう。

最初に、誰が、何を、いつまでに、どこへ、どの条件で行うのかを抜き出します。「なるべく早めに」「いつもの担当へ」と書かれていたら、会社側で具体化できるかを確認します。決まっていない期限や窓口を、AIに推測させてはいけません。

書き換える文書には、原文と修正版を並べて残します。削った情報、補った情報、担当者への確認が必要な情報を区別すれば、わかりやすくする途中で意味が変わった箇所を見つけやすくなります。空欄は誤りではなく、会社として決めるべき点を示すものです。

厚生労働省の「コミュコツ」は、文を内容ごとに区切る、具体的に伝える、必要な仕事の言葉は覚えてもらう、といった工夫を紹介しています。単に漢字を減らすのではなく、聞いた人が何をするか判断できる表現を目指します。出典1・2

例えば「受領後、内容を精査の上、不備があれば担当に一報を」という文は、作業と連絡の条件が詰め込まれています。言い換える前に、何を確認するのか、誰へ連絡するのかを会社側で確定します。そのうえで、確認する行動と、不備があった場合の連絡を別の文にします。

ただし、短文化のために「承認を受けた場合」「使用してはいけない」などの条件を削ってはいけません。わかりやすさの点検と、意味の点検を分けて行うことが重要です。

機器の正式名称、申請書の名前、システム上のボタン名は、実際の表示と一致している必要があります。全部を「機械」「紙」「ここ」に置き換えると、似たものが並ぶ現場では識別できません。正式名称を残し、読み方、短い説明、必要なら写真を添える方法を検討します。

一方、「アサイン」「よしなに」といった表現は、何を求めているかを確認して具体的な行動に変えます。すべてのカタカナ語を難しいと決めつけず、本人が使っている言葉も聞いてください。地域や部署独自の呼び方も、初めて来た人にはわからない可能性があります。

会社が複数の拠点を持つなら、同じ物を別の名前で呼んでいないかを確認します。四日市の現場だけの通称を、他地域の拠点にそのまま渡さない配慮も必要です。

用語集は、最初から大量に作らず、説明中によく聞き返される言葉から始めます。GRITMANでは、次の項目を持つ表を提案します。