【2026年4月新制度対応】登録支援機関・受入企業の「年1回」定期報告ガイド
2026年4月から本格運用が始まる「年1回報告」の新制度
特定技能制度の運用ルールが改正され、2026年4月より、これまでの「四半期ごと（年4回）」の報告義務が「年1回」に集約されました。2025年度（令和7年度）分の報告を、2026年（令和8年）4月1日から5月31日までの間にまとめて行うのが新ルールの大きなポイントです。報告漏れは登録取消のリスクもある重要な手続きです。新制度のポイントと直感的に理解できるよう提出書類をわかりやすくまとめました。
1. 新制度での「報告タイミング」
これまでは3ヶ月に1回でしたが、新制度では1年分をまとめて報告します。
- 対象期間： 毎年4月1日 〜 翌年3月31日
- 提出期間： 毎年4月1日 〜 5月31日まで
- 初回の提出： 2026年（令和8年）4月1日 〜 5月31日（※2025年度の1年分の活動内容をこの期間に報告します）
2. 提出が必要な主な書類（新様式リンク）
新制度に合わせて様式も統合・変更されています。以下のリンクから最新のWord形式ファイルをダウンロードできます。
登録支援機関が提出するもの
- 支援実施状況報告書（第5-4号）※実際にどのような支援を行ったかを記録するメイン書類です。
受入企業（特定技能所属機関）が提出するもの
- 特定技能外国人の受入れ状況等に関する届出書（第4-3号）※受入れ人数や報酬の支払い状況などを報告します。
3. ここが変わった！新制度の3つの注意点
① 報告は「年1回」でも、面談は「3ヶ月に1回」
報告の回数は減りましたが、外国人本人との定期面談は引き続き「3ヶ月に1回以上」実施する必要があります。報告書にはこの面談記録を反映させるため、日頃の記録管理がより重要になります。
② 書類作成の「代行」が厳罰化
2026年の行政書士法改正により、登録支援機関が「報酬を得て」入管への提出書類（報告書含む）を作成することが明確に禁止されました。
- OK： 受入企業の職員が自ら作成する / 行政書士に依頼する
- NG： 登録支援機関が「支援費」の中で書類作成まで代行する
③ 電子届出システムへの一本化
原則として「出入国在留管理庁電子届出システム」での提出が推奨されています。
4. 詳しい書き方・マニュアル（PDF）
入管庁が公開している最新のガイドラインです。実務の参考にしてください。
適正な運用をトータルサポート
制度改正により、事務負担は減った一方で、1回あたりの報告内容の正確性がより問われるようになっています。当社では新制度に準拠した支援体制を整えております。手続きに不安がある担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。
